Logistic từ lâu đã là một ngành nghề nổi bật, khá hot và nhận được sự quan tâm tìm hiểu của nhiều người. Thế nhưng phải khẳng định rằng các thuật ngữ, chứng từ chuyên ngành này rất rắc rối và có đôi phần khó hiểu. Vậy trong quá trình đi tìm kiếm thông tin lĩnh vực này thì bạn đã bao giờ nghe đến khái niệm Debit Note là gì chưa? Nếu chưa thì hãy cùng Bank Số đi tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!
Nội dung chính
Debit Note là gì?
Debit Note hay còn được gọi là Debit Memo. Đây là tên gọi của một loại giấy báo nợ sử dụng trong kinh doanh giữa 02 doanh nghiệp. Hoặc sử dụng giống như một loại thông báo nhắc nhở đối tượng về những khoản thanh toán chưa được hoàn thành.
Một số trường hợp thì giấy báo nợ này còn được dùng để trả lại phí thừa hay điều chỉnh giá trị hóa đơn nếu có sai sót lúc nhập số liệu. Bên cạnh đó, trong quá trình thực hiện giao dịch, nếu phát hiện có sai sót trong các đơn hàng thì doanh nghiệp sẽ yêu cầu hoàn trả. Như vậy Debit Memo được dùng để thể hiện những khoản giải ngân đi kèm.
Ví dụ 1: Công ty X và công ty Y ký hợp đồng giá trị 5 tỷ đồng. Nhưng mà trên hóa đơn lại ghi có 3 tỷ động, lệch so với giá trị thật là 2 tỷ. Đến khi công ty A phát hiện ra sai sót thì họ cần lập 1 bản Debit Note nhằm điều chỉnh lại và gửi đến cho công ty B.
Ví dụ 2: Doanh nghiệp N có hạng mục kinh doanh trọng điểm là vật liệu xây dựng. Nhưng do kinh doanh không tốt nên họ có nhu cầu cho thuê lại 1 phần nhà xưởng. Khi đó doanh nghiệp này sẽ xuất ra giấy ghi nợ để đối tác biết được mức giá cho thuê kho trên.
Như vậy có thể thấy được một điều là giấy ghi nợ được vận dụng tương đối linh hoạt dành cho các khoản thanh toán khác nhau ở trong kinh doanh. Nên người làm kế toán nhất thiết phải nắm rõ các nghiệp vụ của công ty để từ đó biết cách áp dụng chính xác và phù hợp cho từng trường hợp riêng biệt.
Debit Note và Credit Note khác nhau ra sao?
Khi tìm hiểu Debit Note thì nhiều người cảm thấy loại chứng từ này tương tự giống Credit Note. Vậy thực hư 02 khái niệm này có gì khác nhau?
Credit Note là gì?
Credit Note là chứng từ sử dụng trong giao dịch mua bán sản phẩm giữa 02 doanh nghiệp với nhau. Do người cung cấp dịch vụ giao cho người mua với mức chi phí nhỏ hơn hoặc là bằng với chi phí trong hóa đơn.
Đồng thời đây cũng là phương tiện giúp cả người bán lẫn người mua dễ dàng tương tác với nhau. Thông qua Credit Note thì người bán có thể trả lại tiền thừa cho người mua nếu giao dịch bị thừa. Bình thường các doanh nghiệp sẽ đưa ra form Credit Note trong những trường hợp cụ thể như:
- Sản phẩm giao không đạt chuẩn như yêu cầu
- Sản phẩm gặp trục trặc trong khoảng thời gian còn bảo hành
- Tỷ lệ giảm giá như đã thỏa thuận không được sử dụng
- Một vài số liệu nào đó đã bị phóng đại hơn so với hợp đồng
So sánh Debit Note và Credit Note
Qua 02 khái niệm trình bày ở trên thì ta có thể phần nào hình dung ra được sự khác nhau của các loại chứng từ này.
- Debit Note hiểu là hóa đơn chỉnh sửa tăng được xuất ra bởi người mua với mục đích là nhận về Credit Note. Toàn bộ quá trình xuất này sẽ thuận tiện nhanh chóng nhằm nâng cao giá trị hàng hóa so với hóa đơn trước.
- Ngược lại thì Credit Note là dạng hóa đơn chỉnh sửa tăng, cung cấp từ người bán. Mục đích của hoạt động xuất hóa đơn này là để phản hồi lại giấy báo nợ. Chỉ áp dụng cho các loại sản phẩm bị hoàn do sai sót.
Nhìn chung thì cả 02 hóa đơn này đều mang ý nghĩa điều chỉnh sai sót trong các giao dịch. Có tác dụng bổ trợ lẫn nhau để giúp cho quá trình mua bán, trao đổi hàng hóa diễn ra thuận lợi và suôn sẻ. Các doanh nghiệp nên nắm rõ cách thực sử dụng để chủ động áp dụng sao cho phù hợp và hiệu quả nhất.
Phân loại Debit Note phổ biến
Như mọi người cũng đã biết thì việc thu hồi nợ thường xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau. Do vậy để nhằm gia tăng thêm tính chuyên nghiệp trong quá trình này thì đa số doanh nghiệp thường lựa chọn 02 hình thức phát giấy báo nợ như sau:
- Dạng biên lai: Là dạng giấy báo nợ dùng trong các trường hợp người mua chưa thanh toán đủ tiền hàng cho bên bán. Trong khoảng thời gian này mà người mua nhận thấy hàng hóa gặp trục trặc thì có thể trả lại. Đi kèm theo là 1 bản giấy báo nợ biên lai.
- Dạng bưu thiếp: Được áp dụng khi mà bên bán muốn nhắc nhở người mua liên quan đến số tiền cần trả. Bên cạnh đó Debit Note cũng hay gặp trong trường hợp kiểm tra chứng từ, hóa đơn đã phát hành. Sử dụng hình thức này thì cả người gửi lẫn người nhận đều cảm thấy nhẹ nhàng và thoải mái. Do đó nếu không quá gấp gáp thì đa số doanh nghiệp đều áp dụng chúng để trao đổi thông tin.
Trên đây là một số thông tin nhằm giải đáp cho thắc mắc Debit Note là gì mà chúng tôi muốn chia sẻ đến cho bạn đọc tham khảo. Mong rằng những kiến thức này đã hữu ích cho bạn trong suốt quá trình thực hiện giao dịch hàng hóa/dịch vụ. Hãy truy cập thường xuyên vào Bank Số để đón đọc nhiều bài viết bổ ích khác. Đồng thời đừng quên liên hệ với chúng tôi qua số hotline 0939.199.000 nếu có nhu cầu cần tư vấn về mảng vay vốn nhé!
Trần Ninh là Financial Advisor và cũng là Founder Bankso.vn với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Tài chính Ngân hàng, vay tiền online. Tôi sẽ giúp bạn có được sự tư vấn lựa chọn phù hợp và đúng đắn.
Trả lời